Documentation des usages de la donnée (en interne)

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Bonjour,

est-ce que vous avez des outils et/ou des pratiques spécifiques dans vos organisations pour documenter/partager certains usages (même basiques) ou connaissances relatives à vos données ? autrement dit, comment vous capitalisez la connaissance ?

Merci d’avance !

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Nous utilisons Mediawiki (Wikipedia) depuis un an et demi, ainsi tous les collaborateurs peuvent partager leurs connaissances (nous avons mis en place une authentification automatique). Les points positifs :

  • Opensource, nous l’avons installé en interne, nous avons pris un prestataire pour les évolutions plus techniques mais ne dépendons pas de lui pour la maintenance
  • demande peu de connaissance technique pour rédiger (d’autant que l’on peut proposer des formulaires pour faciliter la rédaction de contenus, exemple un formulaire pour proposer le descriptif d’une base de données)
  • espace de discussion (sorte de mini forum pour chaque page)
  • structure souple d’un wiki (pas d’arborescence) mais moteur de recherche très puissant

Mais soyons honnêtes, une minorité de collaborateurs participent activement, faute de temps bien souvent. Il y a un réel travail d’accompagnement/animation/promotion à faire.

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Bonjour,
Oui comme certains ici ont pu le constater,
Base de Connaissances du GIRTEC - Confluence (atlassian.net)
Ce pour le grand public. Et c’est la partie émergée de l’iceberg.

Un interne de nombreux espaces de connaissances, tech, juridique … enfin ceux qui veulent s’en servir jusqu’alors. Mais d’ici 2 mois ce sera le standard chez nous. Mettre sa connaissance sur nos espaces confluence interne. (on a même un espace perso pour préparer, noter …)
Ceci est couplé à un outil de gestion de forkflow et de gestion tickets clients. (suite JIRA)

Confluence et JIRA sont produits par Atlassian. C’est payant mais bon pour une petite structure c’est pas cher et c’est vraiment top. (10 € par mois / utilisateurs env).

Pour l’ergonomie, la rédaction est facile.
J’aime aussi le concepts « terms » et « highLight terms » qui permet de constituer un dictionnaire et surligne les mots présents dans le dico.
Historique des versions
La granularité des autorisations d’accès.

Seul bémol faut un admin de la solution qui connaisse un peu et qui aime bien l’anglais :slight_smile:

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Bonjour Joel,
au CD53, nous avons développé un CloseData qui permet de :

  • mettre à disposition du plus grand nombre un catalogue de données qui représentent un intérêt général (et la partie métadonnée associé à chaque jeu de données : donc qui contacter dans la collectivité, si on veut en savoir plus sur la donnée en question, etc…)
  • on valorise ces données dans un certain nombre de dataviz
  • on fait le lien entre le jeu de données et des usages qui peuvent être réalisés sur des outils internes de la collectivité (comme cartes interactives dans le SIG par exemple)
    A terme on devrait pouvoir faire des liens entre ce catalogue de données et notre outil de cartographie du système d’information afin d’aller plus loin dans la donnée, comment elle est utilisée, quel service / direction / outil métier génère cette donnée, etc… mais nous ne sommes pas encore rendu là…
    Amélie
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Bonjour,

A l’Assemblée Virtuelle et dans nos réseaux connexes (tiers-lieux, gouvernance partagée) la documentation est un des piliers du bon fonctionnement démocratique.

Documenté est dévenu une pratique ancrée, parcequ’on s’y est formé (via la gouvernance partagé par exemple, ou un rôle de ‹ scribe › doit être identifié pour toutes les réunion, et via la pratique du logiciel libre et open source et l’envie de partager, d’ouvrir ce que l’on réalise).

On a donc une culture de la documentation qui s’est progressivement installée et qui est précieuse.

Pour aider, on s’est intéressé au « cycle de vie de l’information », notamment en fonction de son type.
Il y a des informations chaudes, très volatiles, éphémères par exemple si on se rend à un évènement, on a un rendez-vous, un truc à échanger sur le fil. On va utiliser un canal Signal ou Rocket.Chat.

L’information tiède est un peu plus statique. Le compte rendu d’une réunion par exemple, une fois qu’il est acté, il ne bouge pas et c’est intéressant de le conserver 1 an ou 2, sur des pads.

L’information froide est elle très statique, c’est la documentation de notre code, de nos modèles de données. Elle a vocation a rester. On va utiliser git, des fichiers textes en MarkDow, ou bien le wiki (de gitlab par exemple) qui versionne les contenus.

Pour documenter la données spécifiquement, je trouve que la documentation des API des grands acteurs numériques est vraiment intéressante.

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Merci Pierre, on pratique chez nous grosso modo les mêmes usages de documentation. et oui sur les docs d’API (swagger and co) mais j’avais en tête des choses plus vivantes et plus distribuées : les usages d’une donnée ce n’est pas statique et ce n’est pas que leur producteur…